为进一步提高学院公文流转效率，使其规范化、制度化、科学化，确保公文处理及时、准确。现就学院公文流转及处理程序规范如下：

一、学院公文处理

（一）公文拟稿。公文初稿按照部门权限和职责由相关部门（单位）负责起草，部门（单位）负责人要对拟稿的文种、事由、内容文字审核把关，对拟文质量负责，并在公文送阅前做以下审核：

1．拟文内容是否完整，用数字所表述的层级关系是否逻辑清晰。

2．拟文是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。

3．拟文是否符合学院有关规定和相关规划。

4．拟文是否完整准确体现本部门（单位）意图。

5．拟文是否与现行有关公文相衔接。

6．拟文前是否与分管（联系）院领导沟通，涉及其他部门（单位）的事项是否经过协商或征求意见。

7．文种选择是否得当，请示是否一文一事。

8．拟文中涉及到的职务、称呼、简称、重要措辞是否得当。

9．拟文中附件名称前后是否一致，附件数量是否齐全。

（二）填写处理单。公文承办部门（单位）负责人必须在《公文处理单》上概述公文主要内容，提出拟处理意见，签名（盖章后）后报送学院机要室，学院机要室设在办公室。处理单内容要填写完整、准确，一份公文对应一份处理单。

（三）收文登记。学院公文由机要室负责签收，机要室做好收文登记。

（四）公文复核。机要室将已登记的学院公文，交由办公室文秘部门复核，对不符合要求的拟文要予以退回，并注批退文理由，相关部门（单位）按要求重新修改后，再收文传阅。

（五）公文传阅。所有公文由机要室负责传阅，各部门不得自行传文。公文先由办公室给出拟办意见，机要室根据拟办意见予以传阅。一般原则是先传业务分管院领导审阅，再按照分管院长意见由后向前传阅。院领导若有阅改意见，要保留底稿传阅。公文若需上会（党委会、院长办公会）决定的，由分管院长根据会议记录，在《公文处理单》上注明上会时间和上会意见并签名确认。有以下情况可直接向学院主要领导送阅：主要领导亲自安排的专人专项工作；向上级或有关部门请求批准学院重大工程项目；申请急需物资资金；需要果断处理的突发性事件。

（六）法律文书。学院层面的合同、协议等法律文书，机要室应传至办公室文秘校对，经法律顾问审核修改确认后，再根据传阅原则由后向前传阅。

（七）公文签发。学院党委工作有关文件由党委书记签发；学院纪委工作文件由党委书记、纪委书记签发；学院行政工作文件由院长签发，涉及到“三重一大”事项文件，由党委会上会通过，按发文规则签发。

（八）发文字号。除平件外，公文发文前需编配发文字号。发文字号按年按序分配，具体为“代字〔年号〕序号”，学院各类文件机关标志和代字规范如下：

1．代字为“襄汽院发”：发文机关标志为“中共襄阳汽车职业技术学院委员会”，用于上行文和平行文。主要是向上级单位党委机关报告、请示重要工作，或平行党委发文发函。发文机关为“中共襄阳汽车职业技术学院委员会文件”，用于内部行文，主要是传达贯彻上级党委方针、政策、指示等；部署学院全面性、重要性党务工作；发布院党委重要决定；通报院党委重要工作事项；根据干部管理权限，发布干部任免决定等。党办编配字号。

2．代字为“襄汽院字”：发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院”，用于上行文和平行文。主要是向上级行政部门报告、请示重要工作，或向平行单位行文。发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院文件”，用于内部行文，主要是传达贯彻上级行政部门政策、指示等；部署学院全面性、重要行政工作；发布学院重要规划、规章、制度、办法等；通报学院各行政部门重要工作事项；批复请示事项。机要室编配字号。

3．代字为“襄汽院纪发”：发文机关标志为“中共襄阳汽车职业技术学院纪律检查委员会”，用于发布学院纪委等有关工作部署、通知、通报等。纪委编配字号。

4．代字为“襄汽院办发”：发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院党委办公室文件”，用于经学校同意并以学院党委办公室名义传达的某一方面工作的决定；就某一方面党务工作进行布置；转发学院各总支的公文；印发重要党务会议通知；办理党委办公室内部事务等。党办编配字号。

5．代字为“襄汽院办字”：发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院办公室文件”，用于经学校同意并以学院办公室名义传达的某一方面工作的决定；就某一方面工作进行布置；转发学院各部门除工会、团委、纪委以外的公文；印发重要会议通知；办理办公室内部事务等。机要室编配字号。

6.代字为“襄汽院函字”：发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院”，用于学院及各部门（单位）与其他外单位联系、沟通、商洽工作的公文往来。机要室编配字号。

7.会议纪要：发文机关标志为“襄阳汽车职业技术学院会议纪要”。机要室编配字号。主要用于发布行政类会议纪要，其代字为“第X期”；发文机关标志为“中共襄阳汽车职业技术学院委员会会议纪要”，主要用于发布党委会议纪要,其代字为“第X期”。党办编配字号。

（九）公文印制。由拟稿部门（单位）做最后文字校对签字后印制，办公室主任确认所有院领导审签手续后，签署印制意见。

（十）公文下发。印制后，学院层面的普发性公文由机要室转各位院领导和承办部门（单位），其他部门由办公室通知来人领取。业务层面的普发性公文由各部门自行转发至其他部门。

（十一）有关要求。一般公文原则上不得超过3000字。所有公文只印制所需的基本数量，对于能够公开的公文，经学院主要领导同意后，可在网上公布，减少印制数量。学院公文传阅时限，原则上要求从收文登记时间之后的2个工作日传阅完毕。各部门要严格按照实际发文时间落款。

学院工会、团委、学工、教务部门的公文，由各部门负责拟稿、登记、复核、印制，发文。由机要室传阅、办公室许可印制，做好发文登记和立卷归档。

二、外来公文处理

（一）收文登记。机要室细致检查每份须传阅公文材料是否有错页、漏页、白页、污损、字迹模糊、附件缺失等缺陷，确认无误后，按照要求做好收文登记，并在涉及到我院的主要内容用铅笔做下划线标注。若有印制质量问题，及时向来文机关联系并确认准确内容。

（二）传阅程序。由机要室附上《阅文处理单》，由办公室主任概述主要内容，并提出拟办意见，学院机要室根据拟办意见予以传阅。阅办性公文原则上先传业务分管院领导审阅，再按照分管院长意见由后向前传阅办理；阅知性公文原则上由前向后传阅。前一位领导因事不能及时传送，可先行传送至下一位领导阅知，并及时电话、短信等方式报告外出领导（非密件），待领导返回后补阅签。

（三）公文转办。对于上级或外单位的阅办性公文，机要室1个工作日内将领导签批意见的公文复印件或原件转交相关部门（单位）办理，承办负责人予以签收，机要室做好签收和办理时限登记，并在时限结束前，询问登记结果。若因个人原因不能及时完成，将报送督查办予以处理。对于重大事项，机要室在转办时，需承办负责人填写《专项督办表》，立项督办。外单位来文一律不准上网发布。

（四）涉密公文传阅。凡涉及党和国家秘密的公文必须按《保密法》规定传阅。涉密公文要确定机要室专人保管，严格传阅手续，严禁复制、转发，及时收回和清退。

三、公文归档

对于学院文件，由文秘人员将电子档文件分类存储在专用电脑上；学院机要室负责在公文印发后一个工作日内将附有处理单的文件底稿，交档案室立卷归档。对于上级和外单位来文，由机要室将已经传阅并附有处理单的公文，交由档案室立卷存档。

四、公文检查及责任追究

学院对公文流转和公文制发建立差错检查通报机制。学院办公室对收到的内部公文在适用政策法律、内容文字、文种格式上出现差错的，予以复印备份，定期通报批评。

附件一：公文处理单

附件二：阅文处理单

                                                 襄阳汽车职业技术学院

                                                      2018年9月20日